Votre vie privée est importante pour nous, chez Emilia Solutions. Nous respectons la confidentialité des informations lors de votre utilisation de notre site web et de notre plateforme.
Définitions
Dans cette Politique de confidentialité (la « Politique ») de Emilia Solutions inc. (« Emilia », « nous », « nos » ou « notre »), les termes suivants et débutant par une majuscule ont les significations indiquées ci-dessous, à moins que le contexte ne l’indique autrement :
- « Plateforme » désigne la plateforme logicielle Emilia, dédiée à l’éducation.
- « Renseignement(s) anonymisé(s) » désigne un renseignement qui ne permet plus, en tout temps et de manière irréversible, d’identifier, directement ou indirectement une personne physique.
- « Renseignement(s) personnel(s) » désigne un renseignement permettant d’identifier un individu, directement ou indirectement, à l’exclusion d’un Renseignement anonymisé et des Coordonnées d’affaires, selon les lois applicables.
- « Coordonnées d’affaires » désigne des renseignements qui concernent l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise, comme le nom d’une personne, son titre et sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
- « Responsable » désigne votre établissement scolaire d’appartenance ou toute autre entité qui contrôle légalement votre accès à la Plateforme.
- « Utilisateur final », « Utilisateurs finaux » et « vous » désignent le(s) individu(s) qui se crée(nt) un compte individuel et utilise(nt) la Plateforme dans le cadre de ses (leurs) activités auprès du Responsable.
Portée et application
Cette Politique s’applique à tout utilisateur de la Plateforme dont les Renseignements personnels sont collectés, communiqués ou autrement utilisés par Emilia pour et au nom du Responsable, via la Plateforme.
Le Responsable peut également collecter, communiquer ou autrement utiliser vos Renseignements personnels à d’autres fins ; dans ce cas, nous vous invitons à contacter le Responsable pour faire valoir vos droits ou pour en savoir plus sur la façon dont vos Renseignements personnels sont traités.
La présente Politique décrit également pourquoi et comment nous collectons, communiquons et utilisons vos Renseignements personnels à nos propres fins (veuillez consulter les sections « Collecte et utilisation » et « Cookies » pour plus d’information à ce sujet).
Programme de protection des renseignements personnels
Dans le souci de protéger vos Renseignements personnels, nous nous efforçons de mettre en place des politiques, pratiques et procédures en lien avec la gestion des Renseignements personnels que nous détenons ou dont nous avons la garde. Ces politiques et procédures internes peuvent encadrer la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des Renseignements personnels, ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données.
Consentement
De manière générale, le Responsable est chargé de déterminer la base légale applicable au traitement des Renseignements personnels des Utilisateurs finaux, incluant, lorsque requis par les lois applicables, l’obtention des consentements nécessaires. Emilia traite ces Renseignements personnels uniquement pour le compte du Responsable et conformément à ses instructions. Toutefois, dans l’éventualité où Emilia collecterait ou utiliserait des Renseignements personnels à ses propres fins distinctes, elle obtiendra, lorsque requis par la loi, le consentement préalable des personnes concernées.
Collecte et utilisation
Emilia collecte et utilise notamment les Renseignements personnels suivants dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme :
- Renseignements d’identification, tels que votre nom, prénom, adresse courriel et le numéro de votre groupe et nom de votre établissement scolaire ;
- Informations relatives à votre utilisation de la Plateforme, comme votre identifiant, votre mot de passe, dates et fréquences de connexion, et vos activités lorsque vous êtes connecté à la Plateforme ;
- Données liées à des Cookies (le cas échéant) ;
- Tout autre Renseignement personnel fourni à Emilia par le Responsable ou un Utilisateur final, dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme.
De manière générale, nous recueillons vos Renseignements personnels via le Responsable ou encore, auprès de vous lorsque vous vous connectez à la Plateforme ou remplissez des formulaires. Certaines informations sont également recueillies automatiquement, lorsque vous utilisez notre Plateforme. Si ces données peuvent être reliées à votre identité, nous les considérerons comme des Renseignements personnels et nous les traiterons en conséquence.
Voici les fins pour lesquelles Emilia collecte et utilise des Renseignements personnels dans le cadre de la Plateforme, pour et au nom du Responsable :
- Pour permettre votre accès à la Plateforme et aux services associés ;
- Pour vérifier votre identité et vous authentifier ;
- Pour répondre à vos demandes, plaintes, commentaires et questions et pour communiquer avec vous ;
- Pour établir et maintenir une relation commerciale avec le Responsable ;
- Pour accompagner le Responsable dans les demandes d’exercice des droits des Utilisateurs finaux ou dans la résolution de litiges, si applicable ;
- Pour la fourniture de tout autre service pour et au nom du Responsable (conformément au contrat intervenu entre Emilia et le Responsable).
Voici les fins pour lesquelles Emilia collecte et utilise les Renseignements personnels à ses propres fins :
- Pour maintenir et améliorer le fonctionnement et la sécurité de la Plateforme ;
- Pour satisfaire à ses exigences contractuelles, légales et règlementaires ;
- Pour la gestion et l’administration du compte utilisateur du Responsable ;
- Pour empêcher et détecter des activités douteuses, frauduleuses ou violant nos conditions d’utilisations ;
- Pour vous informer de nos offres, services et autres nouvelles qui pourraient vous intéresser, dans la mesure permise par la loi et sous réserve de votre consentement préalable ;
- Pour enquêter sur des incidents et les résoudre ;
- Pour toute autre fin permise par la loi, notamment pour répondre à des demandes d’autorités policières ou gouvernementales.
Il se peut également que nous utilisions des Renseignements anonymisés à des fins statistiques ou de recherche, notamment afin d’améliorer la Plateforme et ses fonctionnalités. Ces renseignements ne permettent toutefois pas de vous identifier.
Communication et transfert de renseignements personnels
Emilia ne communique et ne transfère les Renseignements personnels que lorsque cela est requis ou permis par notre entente avec le Responsable ou autrement requis ou permis par les lois applicables. Il se peut qu’Emilia doive parfois partager les Renseignements personnels avec ses sous-traitants ou mandataires pour héberger la Plateforme ou encore, pour aider à rendre disponibles toutes les fonctionnalités de notre Plateforme. Ces derniers n’auront accès qu’aux Renseignements personnels qui sont nécessaires pour effectuer ces tâches et ils sont tenus de ne pas les divulguer ou les utiliser à d’autres fins. À noter que ces sous-traitants ou mandataires peuvent être situés à l’extérieur du Québec.
Conservation
Emilia s’efforce de ne conserver les Renseignements personnels que pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités identifiées ci-dessus (à moins que notre entente avec le Responsable ou des exigences légales ou réglementaires ne le prévoient autrement). Une fois ces délais expirés, Emilia anonymisera, retournera ou détruira les Renseignements personnels conformément à notre entente avec le Responsable ou ses politiques internes de gestion des Renseignements personnels, le cas échéant.
Mesures de sécurité
Emilia Solutions met en place des mesures de sécurité organisationnelles, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les Renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la communication, la modification ou la destruction non autorisés. L’accès aux Renseignements personnels est limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions, selon le principe du moindre privilège. Des mesures de contrôle des accès, de gestion des identités et de protection des environnements numériques sont appliquées, de même que des pratiques de sensibilisation à la protection des Renseignements personnels.
Accès à l’information et autres droits similaires
Selon la législation applicable, vous pourriez disposer de certains droits en lien avec vos Renseignements personnels tels que le droit à la portabilité et la désindexation de vos Renseignements personnels, le droit d’obtenir l’accès à vos Renseignements personnels ou leur rectification, le droit de retirer votre consentement (le cas échéant), le droit de restreindre l’utilisation de vos Renseignements personnels, ainsi que le droit de vous y opposer. Pour exercer l’un de ces droits (dans la mesure où ils sont disponibles), nous vous invitons à nous contacter en écrivant à l’adresse disponible dans la section « Nous contacter ». Toutefois, Emilia renverra généralement ces demandes vers le Responsable, sauf si : (a) les Renseignements personnels sont collectés et utilisés pour et au nom de Emilia, (b) Emilia s’est engagée à traiter ces demandes en vertu de son entente avec le Responsable, ou (c) la loi ou une ordonnance judiciaire exigent que ces demandes soient traitées par Emilia.
Cookies
Un cookie est un petit fichier texte qui est stocké dans un emplacement dédié sur votre ordinateur, appareil mobile, tablette ou autre appareil lorsque vous utilisez votre navigateur pour visiter un service en ligne. D’autres technologies de suivi, telles que les balises web et les pixels de suivi, peuvent être utilisées à des fins similaires. Dans la présente Politique, toutes ces technologies de suivi sont collectivement désignées par le terme « Cookies ». Tout Renseignement personnel recueilli à l’aide de Cookies par Emilia, ou en son nom, est traité avec le même niveau de confidentialité que tout autre Renseignement personnel détenu par Emilia.
Seuls des Cookies strictement nécessaires sont utilisés sur la Plateforme. Ces Cookies sont nécessaires au fonctionnement de la Plateforme et ne peuvent être désactivés dans nos systèmes. Les Cookies strictement nécessaires doivent être présents pour que la Plateforme fournisse les fonctions de base ; ils peuvent inclure la connexion et vous permettent de naviguer d’une page à l’autre sans perdre les actions précédentes de la même session.
Nous contacter
Notre Responsable de la protection des Renseignements personnels est disponible pour répondre à toute question, demande ou plainte concernant les pratiques de gestion des Renseignements personnels de Emilia. Voici ses coordonnées :
Responsable de la protection des Renseignements personnels
Emilia Solutions inc.
1250, boul. Saint-Joseph
Montréal (Québec) H8S 2M8 Canada
Emilia pourra également diriger votre demande vers le Responsable, si cela est plus approprié.
Pour une plainte concernant cette Politique de confidentialité, notre Responsable de la protection des Renseignements personnels effectuera une enquête et communiquera avec le plaignant la procédure à suivre. Si la plainte est justifiée, la situation particulière sera corrigée et le plaignant en sera informé.
Emilia tient à vous mentionner que nous nous engageons à répondre promptement et de façon précise à toutes vos questions et inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels, de même que par rapport à nos politiques et pratiques en matière de protection des Renseignements personnels.
Changements et mises à jour de la politique
Emilia peut, à sa discrétion, mettre à jour, réviser, modifier ou compléter cette Politique de temps à autre. Si des modifications importantes sont apportées à la Politique, vous en serez informé lorsque vous vous connecterez et/ou nous vous aviserons de toute autre façon conformément aux lois et règlements applicables. La Politique et tout avis connexe, le cas échéant, seront publiés sur notre Plateforme. Emilia demande à ses utilisateurs de consulter la Politique révisée avant de continuer à utiliser sa Plateforme.
